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i-mal-1: Zeiterfassung für den Mac – worauf kommt es an?

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An einem eher ruhigen Sonntagabend kümmern wir uns in diesem i-mal-1 um Mac-User.

Die Arbeitszeiterfassung ist keine Errungenschaft der Neuzeit, sondern besaß bereits vor Jahrhunderten eine zentrale Bedeutung. Grundsätzlich besitzt die Zeiterfassung unterschiedliche Funktionen, sodass die Aufgabe der Stundenerfassung nicht auf die Dokumentation der Kommt- und Geht-Zeiten von Mitarbeitern beschränkt ist.

Lückenlose Dokumentation erforderlich

Für die Arbeitgeber und Arbeitnehmer unter Euch ist eine korrekte Zeiterfassung gleichermaßen wichtig. Durch eine lückenlos dokumentierte Arbeitszeiterfassung kann sichergestellt werden, dass die mit den Angestellten vereinbarte vertragliche Arbeitszeit von beiden Vertragsparteien eingehalten wird. Für die Beschäftigten ist die korrekte Erfassung ihrer Anwesenheitszeiten ein wichtiges Mittel, um Überstunden geltend zu machen.

Während die Arbeitszeiten in der Vergangenheit hauptsächlich manuell oder mithilfe von Stempeluhren erfasst wurden, kommen im digitalen Zeitalter spezielle Zeiterfassungssystem zum Einsatz. Wie ein solches System beschaffen ist, hängt vom Bedarf und den Anforderungen des jeweiligen Unternehmens ab. In vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) finden sich häufig noch Stundenzettel oder Listen, in die Arbeitszeiten von den Arbeitnehmern selbst manuell eingetragen werden. Der einzige Vorteil einer solchen Dokumentationsweise liegt in der Ersparnis von Anschaffungskosten für Systeme, die modern und effizient arbeiten.

Bei der manuellen Methode müssen die Daten zudem per Hand ausgewertet werden. Bei dieser Zeiterfassungsform ist mit Unregelmäßigkeiten durch fehlende, ungenaue oder unleserliche Einträge zu rechnen. Falls lediglich Start- und Endzeiten von den Mitarbeitern angegeben werden, müssen die reinen Arbeitszeiten berechnet und anschließend mit den Vertragsstunden abgeglichen werden. Für die Archivierung ist nicht nur ein hoher Zeitaufwand erforderlich, sondern die Stundenzettel müssen darüber hinaus ordentlich abgeheftet an einem sicheren Ort verstaut werden.

Die Investition in eine elektronische Lösung kann sich deshalb schon für Kleinunternehmen mit wenigen Mitarbeitern lohnen. Wenn durch die Zeiterfassung Unternehmen die Möglichkeit haben wollen, Zeit einzusparen, ist ein effizientes System notwendig. Tipps und Informationen über moderne Methoden zur Arbeitszeiterfassung finden sich im Internet in Online-Ratgebern wie bei wiwo.de.

Was bedeutet eine Zeiterfassung Mitarbeiter betreffend? Beim Einsatz eines Zeiterfassungssystems im Betrieb müssen die Datenschutzbestimmungen gemäß DSGVO beachtet werden. In der Praxis heißt dies, dass die Informationen nicht ohne Einverständnis der Arbeitnehmer für andere Zwecke genutzt werden dürfen.

Stundenzettel oder mobile Stempeluhren?

Mit einer Betriebsvereinbarung, die auch das Thema Zeiterfassung berücksichtigt, werden die rechtlichen Vorgaben gewahrt. Bei der Erfassung von Arbeitszeiten sollten Sicherheit und Transparenz oberste Priorität haben. Die Regelungen in der Betriebsvereinbarung müssen genau definiert und klar verständlich sein, sodass alle Arbeitnehmer darüber informiert sind, welche Daten gespeichert werden und zu welchen Zwecken diese ausgewertet werden. Falls neben den Personalmanagern und Vorgesetzten weitere Personen Dateneinsicht haben sollen, muss dies in der Betriebsvereinbarung ebenfalls vermerkt werden.

Vor der Implementierung einer Zeiterfassungslösung ist eine genaue Definition von Funktionen und Zielen, die durch die Arbeitszeiterfassung erreicht werden sollen, notwendig. Automatisierte und digitalisierte Lösungen sind bei der Planung und Implementierung von Zeiterfassungs-Strategien von erheblicher Bedeutung. Dienstleister wie eurodata haben es sich zur Aufgabe gemacht, Unternehmen dabei zu unterstützen, die Möglichkeiten für ein vernetztes Arbeiten konkret zu nutzen.

Die Anwendung effizienter Systeme ist auf für Unternehmen mit Gleichzeitvereinbarungen oder Firmen, die eine hohe Zahl an Teilzeitmitarbeitern beschäftigen, unerlässlich. Als besonders effizient gilt die Online-Zeiterfassung, die eine Erfassung von Arbeitszeiten, Pausen und Abwesenheiten auf dem Minicomputer ermöglicht. Bei modernen Systemen besteht die Möglichkeit, Daten in der Cloud zu aktivieren. Mobile Stempeluhren sind quasi auf dem iPhone oder dem Tablet verfügbar.

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